Begeleiden aanbesteding onderhoud

Gemeente Rheden, een gemeente met meer dan 70 objecten en in totaal circa 50.000 m² BVO, heeft StructureGroup gevraagd te helpen bij het aanbesteden van het onderhoud van haar vastgoedportefeuille. 

Het was aan StructureGroup te helpen zowel bouwkundig als installatietechnisch op gebied van correctief en preventief onderhoud één of meerdere partijen te vinden die hierin kunnen voorzien en daarmee de objecten op gewenst niveau te behouden.

Volgens de StructureGroup-methode is van grof naar fijn gewerkt om te komen tot een pakket aan aanbestedingsdocumenten. Hierbij is zoals altijd gestart met gezamenlijk de kaders en de wensen van de aanbesteding te bepalen.

Na een gezamenlijke opstart creëert StructureGroup een hele serie aan inhoudelijke en procesmatige documenten behorende bij deze specifieke aanbesteding. Waar nodig wordt gemeente Rheden betrokken bij keuzes en wordt afgestemd met alle nodige stakeholders vanuit de gemeente. 

Deze specifieke opdracht heeft geleidt tot het schrijven van een Programma van Eisen (PvE) waarin de werkzaamheden worden omschreven, inclusief de bijbehorende prestaties. Er werd focus gelegd op correctief onderhoud en de bijbehorende KPI's. Het preventieve onderhoud werd beschreven aan de hand van het bestaande MJOP en de hieruit voortvloeiende preventieve werkzaamheden. 

De opdracht heeft een diepere lading gekregen door opdrachtnemer mee te geven een adviserende rol te pakken richting gemeente Rheden. Dit om de kennis vanuit de markt een podium te geven.

StructureGroup is onderdeel geweest van de beoordelingscommissie. De inschrijvingen van de partijen werden hierbij beoordeeld op kwaliteit volgens de in de aanbestedingsleidraad opgenomen gunningscriteria. Ook de presentaties, een belangrijk onderdeel waarin de gemeente een goed beeld krijgt van de organisatie (contactpersonen en uitvoerend personeel), heeft StructureGroup mee beoordeeld. 

Nadat de overeenkomsten zijn getekend, heeft StructureGroup verder ondersteund bij het startoverleg met de partijen.